Süreçlerimizi nasıl, ne ile yönetelim?

Giriş: Süreç Orkestrasyonuna İhtiyaç

Süreçler, bir kuruluşun nasıl işlediğini belirleyen algoritmalardır. Ekiplerin birlikte nasıl çalıştığını, kuruluşun ortakları ve tedarikçilerle nasıl çalıştığını ve müşterilerine nasıl değer kattığını tanımlarlar. Kuruluşlar, daha iyi müşteri deneyimleri sunmak, rakiplerle rekabet etmek, operasyonları kolaylaştırmak ve kârlılıklarını artırmak için işletmelerinin temelini oluşturan süreçleri otomatikleştirmeleri gerektiğini giderek daha fazla fark ediyor. Dijital dönüşümün olmazsa olmazı budur: Bugün otomasyonu benimseyin, yoksa yarın iflas edersiniz.

Sonuç olarak, kuruluşlar işlerinin her alanını otomatikleştirmek için çok çeşitli araçlar ve teknolojiler benimsemiştir. Bunlar arasında müşteri ilişkileri yönetimi (CRM), kurumsal kaynak planlama (ERP), robotik süreç otomasyonu (RPA), BT hizmet yönetimi (ITSM) ve daha fazlası için çözümler bulunmaktadır. Bu çözümlerin çoğu, daha önce manuel olarak yapılan görevleri otomatikleştirdikleri için işletmelere hızlı kazanımlar sağlayabilir. Ancak, amaçlanan kapasitelerinin ötesine zorlandıklarında veya dağınık bir şekilde uygulandıklarında, değeri iş silolarında hapsederler. Bu durum, yatırım getirisinin azalmasıyla birlikte teknik ve kurumsal borca yol açar. Kuruluş süreçleri gözden kaçırır ve liderler dijital dönüşümü sürdürmek için ihtiyaç duydukları içgörülere sahip olamazlar.

Süreç orkestrasyonu, ekiplerin uçtan uca bir iş sürecini oluşturan görevleri tek bir süreç akışında koordine etmelerini sağlayarak, sıkışmış değer silolarını ortadan kaldırır. Süreç orkestrasyonu genellikle bir orkestra şefinin rolüne benzetilir; orkestra şefi, herkesin doğru zamanda performans sergilemesini sağlar; müzisyenlere her enstrümanın ne zaman çalması gerektiğini söyleyerek şarkının olması gerektiği gibi duyulmasını sağlar. Süreç orkestrasyonu, bir sürecin "şefi" olup, süreçteki tüm görevlerin, ister manuel ister otomatik olsun, etkileşimlerini ve bağımlılıklarını koordine eder ve yönetir.

CRM, ERP, RPA ve ITSM araçları bazı süreç otomasyon yeteneklerine sahip olsa da özel bir süreç düzenleme çözümüyle karşılaştırılamazlar. Bu makalede, popüler otomasyon aracı kategorileri analiz edilmekte ve iş süreçlerini uçtan uca düzenlemek için gereken nitelikleri ne kadar iyi karşıladıkları tartışılmaktadır.

Bir proses orkestrasyon aracı seçerken nelere dikkat etmeli?

Proses Otomasyon Araçlarının alternatifleri nelerdir? Bir başka deyişle kuruluşlar proseslerini (iş süreçlerini) otomatikleştirirken hangi yöntemleri tercih ediyorlar ve bunlar birbiri ile karşılaştırıldığında neyi, nasıl farklı yapıyorlar?

Bir proses orkestrasyon çözümü seçerken göz önünde bulundurulması gereken birçok faktör vardır. En kritik iş süreçlerinin karmaşıklığını ve beklenen hacmini değerlendirerek başlamak akılcıdır. Eğer tek bir kullanım senaryosunu otomatikleştirmek istiyorsanız, uzun vadeli kullanımı ve bunun neleri içerebileceğini de göz önünde bulundurun. Ardından, yazılım geliştiricileri, süreç analistleri ve iş paydaşları arasındaki potansiyel iş birliği noktalarını değerlendirin. Birçok otomasyon aracı aşağıdaki özellikleri kısmen veya tamamen sunar, ancak güçlü bir Proses Orkestrasyon Çözümü tüm bu özellikleri karşılayacaktır.

Uçtan-uca Proses Orkestrasyonu:

Çözüm, API'ler, mikro hizmetler (microservices), RPA botları, IoT cihazları ve AI/ML (Yapay Zeka ve Makine Öğrenmesi) araçları gibi uç noktalara uğrayan iş süreçlerindeki her türlü otomatik ve manuel görevi düzenleyebilir olmalıdır.

Uzun Süreli Süreçler için destek:

Saatlerce, günlerce, haftalarca hatta daha uzun süreler boyunca çalışan iş süreçlerini yönetmek için ihtiyaç duyulan durum kalıcılığı (state-persistency) gibi teknik yeteneklere sahiptir.

Süreç analitiği ve optimizasyonu:

Ekiplerin darboğazları belirlemesine, performans sorunlarını analiz etmesine ve süreçleri sürekli olarak iyileştirmesine yardımcı olan özelliklerle, gerçek zamanlı ve geçmiş süreç verilerine dayalı eyleme geçirilebilir içgörüler sağlar.

Tek model yaklaşımı:

Uçtan uca tüm süreci kapsayan ve paydaşların kolayca kullanabileceği bir süreç görselleştirme yeteneği sunar.

Standartlara dayalı iş birliği:

İş teknoloji uzmanları, süreç analistleri, profesyonel yazılım geliştiricileri ve iş süreçlerinin paydaşı olan herkes arasında iletişimi ve uyumu kolaylaştırmak için açık standartlar kullanır. (BPMN, DMN gibi)

Geliştirici dostu:

Yazılım geliştiricilerinin, ürüne özgü bir geliştirme dilini benimsemelerini şart koşmaz, bunun yerine onların aşina oldukları geliştirme araç setine ve hem de uygulama mimarisine uyum sağlayarak onların konfor alanlarında kalır.

Esnek mimari:

Mimari bileşenleri sorunsuz bir şekilde birlikte çalışabilirken aynı zamanda bağımsız olarak da kullanılabilir ve kurumsal teknoloji yığınlarına kolayca entegre edilebilir olmalıdır. Şirket içi, bulut ve hibrit dağıtım seçenekleri sunmalıdır.

Düşük toplam sahip olma maliyeti:

Açık standartlar, geliştirici dostu olma ve esnek mimari, otomasyon projelerinin uygulama maliyetini azaltmak ve devam eden bakım ve iyileştirme maliyetlerini düşük tutacak şekilde iş birliği içinde olmalıdır.

Son derece ölçeklenebilir ve dayanıklı:

Süreç hacimlerini ölçeklendirmek ve planlanmamış kesintilere ve veri kaybına karşı dayanıklılık sağlamak için bulut tabanlı teknolojiden yararlanıyor olmalıdır.

Aşağıda bu bilgilere kaynaklık eden platformun hazırladığı tabloyu görebilirsiniz.

Diğer seçeneklerin neler olduğunu tek tek izah edeceğim.

Proses Otomasyon Araçları

Önemli iş süreçlerinde otomasyon seviyesini artırmak isteyen çoğu kuruluş, bir süreç otomasyon aracı benimser. Bu araçlar, başlangıçta basit ve tekrarlanabilir arka ofis süreçlerini modelleme ve yürütmenin bir yolu olarak ortaya çıkan iş süreci yönetimi (BPM) dünyasından türemiştir. Günümüzde bu araçlar, ekiplerin tüm karmaşıklık düzeylerindeki süreçleri modellemesine, yürütmesine, yönetmesine ve analiz etmesine olanak tanıyarak dijital dönüşümün önemli bir destekleyicisi haline gelmiştir.

Süreç otomasyon araçları, otomatikleştirilmiş görevleri insanlar tarafından yapılması gereken görevlerle (aynı zamanda "insan görevleri" olarak da bilinir) birleştiren uzun süreli iş süreçlerini yürütmede mükemmeldir. Operasyon ekiplerine, bozuk veriler içeren bir süreç değişkenini düzenleme veya çalışan bir süreci süreç modelinin yeni bir sürümüne taşıma gibi sorunları giderme ve çözme özellikleri de dahil olmak üzere üretimdeki süreçleri yönetme yetenekleri sağlarlar. Süreç otomasyon araçları, süreç yürütmenin başından sonuna kadar tüm yönlerini yönettikleri için kapsamlı analizler sağlayabilirler.

Süreç otomasyon araçlarının tipik kullanım durumları şunlardır:

·      Muhasebe mutabakatı ve fatura işleme gibi arka ofis süreçleri

·      Müşteri katılımı ve veri yönetimi gibi sektörler arası kullanım durumları

·      Kredi oluşturma ve perakende iade işlemleri gibi sektöre özgü süreçler

Zorluklar

Esnek olmayan mimari ve entegrasyon

Süreç otomasyon araçları, bir iş sürecini oluşturan görevleri yürütmek için çeşitli görev otomasyon araçlarını tetiklemeleri gerektiğinden, güçlü entegrasyon yetenekleri gerektirir. Bu araçlar ayrıca, karmaşık iş süreçlerinin belirli miktarda özel kod gerektirmesi son derece yaygın olduğundan, özel yazılım geliştirme çalışmaları da gerektirirler.

Ancak birçok süreç otomasyon aracı, çok çeşitli iş kullanım durumlarını karşılayacak kadar esnek entegrasyon veya yazılım geliştirme yetenekleri sağlamaz. Popüler araçlar için bağlayıcılar (connector), özelleştirilmeleri veya genişletilmeleri gerekene kadar faydalıdır; bağlayıcı özel bir şekilde oluşturulmuşsa veya değiştirilemeyen bir "kara kutu" ise, ekipler süreçlerinin gerektirdiği işlevselliği sağlaması için aracın tedarikçisini beklemek zorunda kalır. Araç, belirli bir programlama dilinde, hatta daha az yetenekli bir betik dilinde veya özel bir dilde özel kod yazılmasını gerektiriyorsa, geliştiriciler ekipleri için belirlenmiş geliştirme standartlarını kullanamayabilir. Bu durum, beceri açığına ve süreç otomasyonu çalışmalarının dış kaynak kullanımı ihtiyacına yol açabilir; bu da dijital dönüşüm girişimlerini daha da yavaşlatabilir.

Çok ölçeklenebilir veya dayanıklı değil

Günümüzde piyasada bulunan süreç otomasyon araçları, ölçeklenebilirlik ve dayanıklı otomasyon sağlama yetenekleri bakımından farklılık göstermektedir.

Çoğu araç, çalışan süreçlerin durumuyla ilgili bilgileri depolamak için merkezi bir veritabanına güvenir. Bu durum “durum kalıcılığı (State Persistecy)”  veya "durum işleme (State Handling) " olarak adlandırdığımız sorunları  doğurur. Tek bir veritabanından okuma ve yazma, anında küresel ödemeler ve hisse senedi alım satım eşleştirme ve takası gibi yüksek hacimli kullanım durumlarını engelleyen bir performans darboğazına neden olur. İş akışı motorları ve veritabanları ekleyerek işlem hacmini ölçeklendirmek, bilgi işlem kaynaklarına maliyet getirir, altyapı operasyonlarının yönetimini zorlaştırır ve süreç yönetimi ve raporlama konusunda önemli zorluklar ortaya çıkarır.

Monolitik (Tek Parça – Yekpare) Otomasyon Platformları

Monolitik otomasyon platformları, iş süreçlerini tasarlamak, yürütmek, yönetmek ve analiz etmek için hepsi bir arada çözümler olarak satılır. Ayrıca, süreç keşfi, düşük kodlu kullanıcı arayüzü oluşturma ve popüler kurumsal araçlar için bağlayıcılar gibi ek özellikler de sunarlar. Bu platformların belirleyici özelliği mimarileridir; monolitik olarak oluşturuldukları için, kuruluşlar her bir iş ve teknik kullanım durumuna en uygun bileşenleri seçmek yerine tüm platformu uygulamak zorundadır.

Monolitik otomasyon platformunun üç ana kategorisi vardır:

Geleneksel monolitik otomasyon platformları

İş süreci yönetim paketleri (BPMS) dünyası. Süreç otomasyon araçlarına benzer işlevler sunarlar; süreç tasarımı ve yönetimi özellikleri içerirler, karar otomasyonunu veya iş kurallarını desteklerler ve genellikle formlar ve diğer temel kullanıcı arayüzleri oluşturmak için araçlar içerirler.

Modern monolitik otomasyon platformları

Ürün sağlayıcılarının, başlangıçta müşteri ilişkileri yönetimi (CRM), BT hizmet yönetimi (ITSM) ve kişisel üretkenlik gibi amaçlar için tasarlanan ürünlere süreç otomasyonu yetenekleri eklemesiyle oluşmuş olan ürünlerdir.

Düşük kodlu (low-code) uygulama geliştirme platformları (LCAP'ler)

Profesyonel yazılım geliştiricisi olmayan kişilerin uygulama geliştirmesine olanak tanır. Bu uygulamalar genellikle daha büyük, uçtan uca bir iş sürecinin parçası olarak sınırlı sayıda görevi yürütür, ancak bazı LCAP'ler platformun kendi içinde basit süreç otomasyonunu destekler.

Monolitik otomasyon platformları için tipik kullanım durumları şunlardır:

·      BT yardım masası süreçleri

·      Satış ve pazarlama kampanyası otomasyonu

·      Muhasebe ve finans süreçleri

Zorluklar

Esnek olmayan mimari

"Monolitik" teriminden de anlaşılacağı gibi, bu platformlar, bağımsız olarak çalışabilen bir dizi bileşen veya mikro hizmet yerine, tek bir kara kutu uygulaması olarak tasarlanmıştır. Bu monolitik tasarım, süreç otomasyonunun birçok yönü üzerinde dalga etkisi yaratır. Geliştirme çabasını artırır, yanlış bir şeyin inşa edilme riskini artırır ve yüksek bir toplam sahip olma maliyetine yol açar.

Yüksek geliştirme çabası

Karmaşık iş süreçleri, yüksek düzeyde otomasyona ulaşmak için neredeyse her zaman bir miktar yazılım geliştirme çalışması gerektirir. Yazılım geliştiriciler, halihazırda kurdukları geliştirme ve test araçlarını kullanarak bildikleri programlama dillerinde kod yazabildiklerinde çok üretken olurlar. Tüm otomasyon monolitlerinin çoğu, hatta tamamı, kullanıcıların süreçleri tasarlamak ve uygulamak için kendilerine has araçlar kullanmasını gerektirir. Bu, geliştiricilerin kendi geliştirme araç setleri yerine bu ürüne özel araçları kullanmayı öğrenmek zorunda kalmaları nedeniyle zamanlarının boşa harcanması anlamına gelir. Ayrıca, geliştiricilerin bu bilgiyi sürekli olarak sürdürmeleri gerekir ve bu da kuruluşta yeterli beceriye sahip ekip üyelerinin eksikliğine yol açabilir.

Otomasyon monolitleriyle çalışırken, teknik ekipler kara kutunun içini görüp süreçleri tam olarak nasıl yürüttüğünü anlayamaz; bu da yazılım geliştiricilerin genellikle otomasyon kodunu tersine mühendislikle çözmek zorunda kalmaları anlamına gelir. Otomasyon monolitleri için bağlayıcılar genellikle özel bir şekilde oluşturulur ve bu da uç noktaların süreçlere entegre edilme biçimini özelleştirmeyi veya genişletmeyi zorlaştırır.

Standartlara dayalı iş birliği olmaması

Otomasyon monolitleri, süreç ve kararlar (iş kuralları olarak da bilinir) oluşturmak için sürükle-bırak araçları sağlayarak iş birliğini mümkün kılar. Ancak, süreç görselleştirme bulmacanın yalnızca bir parçasıdır; bir iş akışı motorunun bir süreci gerçekten yürütebilmesi için, çalışabilen bir kod içermesi gerekir. Bu kodun bir kısmı otomasyon monolitinin kendisi tarafından üretilir, ancak bir iş sürecinin özel kod gerektirmesi için çok fazla karmaşıklığa gerek yoktur.

Süreçler ve kararlar ürüne özel araçlar kullanılarak oluşturulduğunda, süreci yürütülebilir hale getirmesi gereken yazılım geliştiricileri için neredeyse hiç şeffaflık olmaz. Bu aynı zamanda süreçlerin bir araçtan kolayca dışa aktarılıp diğerine aktarılamayacağı anlamına gelir. Buna karşılık, İş Süreci Modeli ve Notasyonu (BPMN) ve Karar Modeli ve Notasyonu (DMN) gibi açık standartlar tamamen, ‘Kullanıcı Dostu’ süreç görselleştirme yeteneğinden ödün vermeden, işlevler arası iş birliğini mümkün kılar, şeffaf ve taşınabilirdir.

Yüksek toplam sahip olma maliyeti

Otomasyon monolitleri, kuruluşları tescilli (ürüne özel) bir süreç otomasyonu tasarım ve uygulama ortamına hapseder. Otomasyon monolitlerini benimseyen kuruluşlar, platformu nasıl kullanacağını bilen uzmanlardan kapsamlı danışmanlık hizmetleri alır. Bu durum, başlangıçta yalnızca zaman ve para kaybına yol açmakla kalmaz; aynı zamanda otomatik süreçlerin güncellenmesi veya genişletilmesi gerektiğinde bakım sorunlarına da neden olur.

Otomasyon monolitlerinin kara kutu yapısı, genellikle süreç otomasyon özelliklerine bitişik birçok otomasyon özelliği içeren paketler halinde satıldıkları anlamına gelir. Bu paketleme, iki ucu keskin bir kılıç olabilir; genel lisans maliyetlerini düşürebilse de kuruluşu en iyi araçların kullanımını kolaylaştırmak yerine monolitin uygulamasını kullanmaya zorlar.

MikroServis Orkestratörleri

MikroServisler, iş yetenekleri etrafında organize edilmiş, ince ayrıntılı, özerk ve gevşek bağlı (loosely coupled) hizmetlerdir ve belirli iş hedeflerine ulaşmak için birlikte çalışırlar. MikroServisler bağımsız çalışsa da arka planda genellikle her hizmetin doğru zamanda ve doğru koşullar altında çağrılmasını gerektiren bir iş süreci vardır.

İşte tam bu noktada mikroservis düzenleyicileri devreye girer; hizmetlerin birbirine sıkı sıkıya bağlı veya bağımlı hale gelmesini gerektirmeden, iş hedefine ulaşılmasını sağlamak için mikroservisler arasında işleri koordine ederler. Mikroservislerin üzerinde bir süreç görselleştirme ve yürütme katmanı sağlayarak, ekiplerin mikroservis tasarım ilkelerinden ödün vermelerine gerek kalmadan iş süreçlerini anlamalarını, sorunlarını gidermelerini, değiştirmelerini ve iyileştirmelerini kolaylaştırırlar.

MikroServis düzenleyicileri, bir iş sonucuna ulaşmak için birden fazla hizmeti çağıran her türlü kullanım senaryosunda kullanılabilir. Tüm monolitik iş uygulamalarının ayrı hizmetlere bölündüğü ve bu hizmetlerin birlikte nasıl çalışması gerektiğinin iyi anlaşıldığı ortamlar için uygundurlar. Ancak, genellikle işletmeler tarafından değil, yazılım geliştirme veya BT ekipleri tarafından kullanılırlar.

Zorluklar

Yalnızca mikro hizmetler için orkestrasyon

Mikroservis düzenleyicileri, özellikle kaynakların dinamik olarak ölçeklenmesini gerektiren yüksek verimli senaryolarda, birçok otonom hizmeti koordine etme ve yönetme zorluklarını ele almak üzere özel olarak tasarlanmıştır. Ancak, bir kuruluşun tüm iş süreçlerinin yalnızca mikroservislerden oluşması çok nadirdir. Çoğu kuruluşun, monolitik iş uygulamaları, eski sistemler, birden fazla kullanıcıya yönelik ön uç uygulaması ve daha fazlasını içeren bir BT ortamı vardır.

İnsan emeği de bir diğer faktördür. Örneğin, bir kredi yetkilisinin birden fazla finansal risk faktörü içeren başvurular için belgeleri manuel olarak incelemesini gerektiren, mikro hizmetlerle desteklenen bir kredi oluşturma sürecini düşünün. Bu sürecin tam görünürlüğünü sağlamak için, bu manuel çalışma ve tüm otomatik çalışmalar tek bir süreç akışında temsil edilmelidir.

Farklı kullanıcı türleri için sınırlı iş birliği özellikleri

Mikroservislerin doğası - gevşek bir şekilde bağlı olarak çalışmaları da dahil olmak üzere - mikroservis düzenleyicilerinin yazılım geliştiricileri ve BT operasyon personeli gibi teknik kullanıcıların ihtiyaçlarına yoğun bir şekilde odaklandığı anlamına gelir. Birçok mikroservis düzenleyicisi açık standartlar ve modern, yaygın olarak benimsenmiş protokoller kullansa da mikroservisleri oluşturan ve dağıtan ekipler ile kuruluşun iş tarafındaki konu uzmanları arasında iş birliğini sağlayan pek fazla özellik sunmazlar.

Örneğin, mikro hizmet düzenleyicileri genellikle iş kullanıcılarının kendi başlarına görüntüleyip değiştirebilecekleri bir süreç modeli grafiksel gösteriminden yoksundur. Düzenleyicinin süreç modelleri için bir grafiksel düzenleyicisi olsa bile, genellikle süreç izleme veya raporlama için aynı grafiksel gösterime sahip değildir. Bir görselleştirme varsa, bu görselleştirme kodu yansıtır ve kod düzenlenmeden değiştirilemez. Bu durum, iş kullanıcılarının süreç tasarımının ötesinde süreç yönetimi ve iyileştirmeye dahil olmasını zorlaştırır. Ayrıca, çalışan süreçlerle ilgili sorunları gidermek için BT kaynaklarının gerekli olduğu anlamına gelir.

Hizmet Olarak Entegrasyon Platformları (iPaaS)

Hizmet Olarak Entegrasyon Platformları (iPaaS), birçok farklı sistem arasında akan verileri taşıma, kopyalama, senkronize etme ve düzenleme ihtiyacını karşılar. Kurum genelindeki sistemler arasında bir "yapıştırıcı" görevi görerek, ekiplerin teknolojileri noktadan noktaya entegre etmelerini sağlar. iPaaS araçları, çok çeşitli yazılım ürünleri için önceden oluşturulmuş bağlayıcıların yanı sıra, sistemler arasında veri aktarımı sırasında verileri dönüştürme ve eşleme yetenekleri sunar.

iPaaS araçları noktadan noktaya entegrasyona odaklansa da birçoğu ekiplerin sistemler arasındaki veri akışını görselleştirmesini sağlamak için belirli düzeyde süreç modelleme ve yürütmeyi destekler. Nadiren de olsa iPaaS araçları süreç tasarımı için İş Süreci Modelleme ve Notasyon (BPMN) standardını destekler.

iPaaS için tipik kullanım örnekleri şunlardır:

·      Kurumsal kaynak planlama (ERP) ve müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) sistemleri arasında veri senkronizasyonu

·      E-ticaret yazılımını muhasebe platformlarına bağlama

·      Nesnelerin İnterneti (IoT) cihazlarından büyük miktarda verinin işlenmesi

Zorluklar

Uçtan uca süreç düzenlemesinin eksikliği

iPaaS araçları, süreç otomasyonu yerine sistemler arası entegrasyon ve veri yönetimine odaklandığından, iş süreçlerini uçtan uca düzenlemelerine engel olur. Örneğin, otomatikleştirilmiş görevleri insanlar tarafından yapılması gereken işlerle (genellikle "insan görevleri" olarak adlandırılır) birleştiren süreçler için çok az destek sunarlar veya hiç destek sunmazlar. Ayrıca, çalışanların iş akışı motorundan otomatikleştirilmiş görevleri alıp ("çektikleri") ve motorun görevleri kendilerine iletmesini beklemek zorunda kalmadıkları harici bir görev modeli gibi karmaşık iş akışı ve süreç yürütme kalıpları için de destek sunmazlar.

Yüksek toplam sahip olma maliyeti

iPaaS sağlayıcıları genellikle kaynak tüketimine göre ücretlendirme yapar; örneğin, kullanılan bağlayıcı sayısı, dağıtılan entegrasyon sayısı veya aracın işlediği veri miktarı. Tüketime dayalı fiyatlandırma, iPaaS işlevselliğine sınırlı ve öngörülebilir bir ihtiyaç duyan küçük ekipler veya kuruluşlar için avantajlı olabilir. Ancak tüketime dayalı fiyatlandırma, büyük kuruluşlar veya öngörülemeyen veri hacmine sahip yeni projeler için iyi ölçeklenemez. Fiyatlandırmayı sıkı bir şekilde kontrol etme ihtiyacı, kuruluşların iPaaS harcamalarının kontrolünü hızla kaybedecekleri korkusuyla iPaaS yeteneklerini tüm ekiplere sunmasını engelleyebilir. Fiyatlandırmanın önceden müzakere edildiği durumlarda bile, iPaaS yine de yüksek bir toplam sahip olma maliyetine yol açabilir; örneğin, otomasyon projelerini üretime geçirmek için kapsamlı eğitim ve danışmanlık gerektiren durumlarda.

Görev Otomasyon Araçları

Yerel otomasyon olarak da bilinen görev otomasyonu, belirli görevleri insan müdahalesi olmadan otomatik olarak gerçekleştirmek için yazılım kullanımıdır. Görev otomasyonu, uçtan uca bir iş sürecini oluşturan birçok ayrı görevi otomatikleştirmek için gereklidir. Süreç orkestrasyonu, süreç akışı boyunca görevlerin yürütülmesini koordine eder. Bir kuruluş, görev otomasyonunu süreç orkestrasyonuyla birleştirdiğinde süreç otomasyonuna ulaşabilir.

Nokta çözümleri, belirli bir görev türünü otomatikleştirir. Örneğin, akıllı belge işleme (IDP) araçları, PDF'lerden ve diğer dijital belge formatlarından veri okuyabilir. Hizmet düzenleme ve otomasyon platformları (SOAP'lar) olarak da bilinen iş yükü otomasyon araçları, altyapı kaynaklarını (Kubernetes kümeleri gibi) sağlayabilir ve yönetebilir.

Robotik süreç otomasyonu (RPA) araçları, belirli bir görev otomasyonu türünü uygular: API'si olmayan eski sistemlerdeki görevleri otomatikleştirmek için fare ve klavye hareketlerini simüle etmek üzere ekran kazıma kullanırlar. RPA araçları, eski sistemler gerektiren süreçlere sahip düşük kodlu geliştiriciler ve iş teknolojistleri için popüler bir seçimdir.

Nokta çözümleri ve RPA araçları için tipik kullanım durumları şunlardır:

·      Ana bilgisayar sistemleriyle etkileşim gerektiren süreçler

·      Fatura işleme gibi belge odaklı süreçler

·      E-posta, sohbet ve SMS otomasyonu

·      Bulut altyapısı otomasyonu

Zorluklar

Uçtan uca süreç düzenlemesinin eksikliği

Görev otomasyon çözümleri, her seferinde tek bir işi otomatikleştirmek üzere tasarlanmıştır, bu nedenle "süreç" kavramı bunlara dahil değildir. Yani çözüm, halihazırda yürütülmüş görevlerin farkında değildir ve bir sonraki adımda hangi görevin yürütüleceğine karar veremez.

Bazı görev otomasyon araçları, ekiplerin bir dizi otomatik görevi birbirine bağlamak için kullanabilecekleri bir sonraki eylemi tetikleyebilir. Ancak, otomatik görevleri zincirlemek, gerçek uçtan uca süreç orkestrasyonuyla karşılaştırıldığında inanılmaz derecede sınırlıdır. Süreci görünür kılmaz, en az karmaşık süreçleri bile uygulamak için kullanılamaz ve ekiplerin süreç performansını değerlendirip iyileştirmelerine yardımcı olan süreç düzeyinde içgörülere yol açmaz.

Uzun süre çalışan süreçler için destek yok

Bir sürece işletmenin bakış açısından bakıldığında- yani işletme sahiplerinin sürecin başlangıcını ve sonunu göz önünde bulundurduğu noktada - saatler, günler, haftalar hatta daha uzun süren kritik iş süreçlerine sahip olmak yaygındır. Bir ipotek başvurusunu düşünün; tamamlanması biraz zaman alır, büyük miktarda hassas verinin işlenmesini gerektirir ve devlet kurumları tarafından sıkı bir şekilde denetlenir. Bir ipotek başvurusunun durumunu, ilgili tüm veriler ve denetim iziyle birlikte takip etmek, bir finans kuruluşu için vazgeçilmez bir iş gereksinimidir.

Durum takibi, "durum sürekliliği" (State Persistency) veya "durum yönetimi" (State Handling) olarak bilinen önemli bir teknik zorluktur. Durum bilgilerinin, ister merkezi bir veritabanında (geleneksel süreç otomasyon araçlarının yaptığı gibi), ister modern, olay kaynaklı bir yöntem ile olsun bir yerde depolanması gerekir. Nokta çözümleri ve RPA araçları, bu bilgileri depolama veya doğru zamanda (örneğin, ipotek başvurusunda bulunan kişi yeni evi için kapanış evraklarını imzaladığında) bunlara erişme olanağına sahip değildir. Durumu sürekli kılma olanağı olmadan, bu araçlar uzun süreli iş süreçlerini uygulayamaz.

Çok ölçeklenebilir veya dayanıklı değil

Nokta çözümleri ve RPA araçları, tek seferde tek bir görevi yürütmek üzere tasarlanmıştır ve bu durum, süreç hacmi arttıkça sorunlara yol açar. Görev yürütme kapasitesini artırmak için ekiplerin bir aracın daha fazla örneğini veya RPA söz konusu olduğunda daha fazla bot eklemesi gerekir. Bu, hızla artan operasyon maliyetlerine ve kırılgan ve arızaya eğilimli bir uygulamaya yol açabilir. Özellikle RPA botları, etkileşim kurdukları sistemler değiştiğinde kolayca bozulabilir.

Ölçeklenebilirlik ve dayanıklılık görev otomasyonu için zorluklar oluştursa da kuruluşlar görev yavaşlamalarının ve arızalarının etkisini azaltmak için süreç orkestrasyonundan yararlanabilirler. Güçlü bir süreç orkestrasyonu çözümü, yerleşik zamanlayıcılar, zaman aşımları ve yedek akışlara sahip süreçleri destekler ve bu sayede sürecin bir nokta aracından yanıt beklerken takılıp kalmamasını sağlar. Bu sayede, her görev amaçlandığı gibi yürütülmese bile, müşteri yine de iyi bir deneyim yaşayabilir.